Hvorfor Excel ikke er et flåtesystem, og når det er på tide å bytte

Excel er ikke problemet

La oss slå det fast med én gang: Excel er et kraftig verktøy, og de fleste som bruker det til å holde oversikt over kjøretøy, gjør det fordi det faktisk fungerer, i hvert fall en stund. Det er fleksibelt, det er kjent, og det koster ingenting ekstra.

Problemet oppstår ikke den dagen du oppretter arket. Det oppstår gradvis, over måneder og år, mens flåten vokser, ansvaret fordeles og hverdagen blir travlere.

Tegnene du kanskje kjenner igjen

Det er sjelden ett øyeblikk der alt bryter sammen. Det er en samling små irritasjonsmomenter som til slutt blir kostbare:

• Du oppdager at en EU-kontrollfrist gikk ut, ikke fordi systemet varslet deg, men fordi noen tilfeldigvis sjekket
• To personer har hvert sitt ark, og ingen av dem er helt oppdatert
• Du vet ikke hvilke kjøretøy som faktisk er i orden uten å åpne filen og lete
• En ny kollega arver et regneark ingen andre forstår oppbygningen av
• Skade- eller avviksmeldinger fra sjåfører kommer på SMS, e-post og lapp, og samles aldri ett sted

Hva det faktisk koster

Manuelle systemer har en tendens til å fremstå som gratis. Arket er der, noen oppdaterer det innimellom, og det går som regel bra. Men «som regel» er ikke godt nok når konsekvensen av en glipp er bruksforbud, en skade som ikke følges opp, eller et serviceintervall som ble oversett.

Den skjulte kostnaden i manuelle systemer er ikke arbeidstiden det tar å vedlikeholde dem. Det er beslutningene som tas på grunnlag av utdatert informasjon, eller verre: beslutningene som ikke tas fordi ingen hadde oversikten til å ta dem.

Det handler ikke om størrelse

En vanlig misforståelse er at dedikerte flåtesystemer er for de store selskapene. Det stemmer ikke lenger. Behovet for oversikt er like reelt om du drifter 20 kjøretøy for en kommune, 40 servicebiler for et rørleggerfirma eller 70 lastebiler og hengere for et transportselskap.

Faktisk er det gjerne de mellomstore som sitter lengst med systemer som ikke lenger passer. De har vokst forbi det én person kan holde i hodet, men er ikke store nok til å ha en dedikert flåteadministrator.

Når er det på tide å bytte?

Du trenger ikke vente på at noe går galt. Noen enkle spørsmål er nok:

• Kan du si, uten å åpne et ark eller ringe noen, hvilke kjøretøy som har EU-kontroll de neste 60 dagene?
• Vet du om alle skade- og avviksmeldinger fra siste måned er fulgt opp?
• Hvis du er borte en uke, kan noen andre ta over oversikten uten å spørre deg om hjelp?

Svarer du nei på ett eller flere av disse, ikke fordi du er uorganisert, men fordi systemet ditt ikke er bygget for å gi deg de svarene, er det et tegn på at verktøyet har vokst fra oppgaven.

Et system som jobber for deg, ikke omvendt

Et godt flåtesystem skal ikke kreve at du husker å sjekke det. Det skal varsle deg før frister nærmer seg, gi deg oversikt uten at du leter, og fungere like godt om det er én person eller fem som bruker det.

Du trenger heller ikke kaste alt du har. For mange fungerer et eget verktøy for frister og dokumentasjon godt side om side med eksisterende systemer for kjørebok eller GPS-sporing, fordi de løser hver sine ting.