Personvern
erklæring.

Flokkify (Vidd Studio AS, org.nr. 937 363 435), Fredrikstad, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom flokkify.no og tilhørende tjenester. Spørsmål om personvern rettes til personvern@flokkify.no.

Vi behandler følgende kategorier av opplysninger:

• Kontoopplysninger: navn, e-postadresse, firmanavn og rolle for administratorer og sjåfører.
• Kjøretøyopplysninger: registreringsnummer, merke, modell, tekniske data og frister hentet fra Statens Vegvesen.
• Driftsopplysninger: skaderapporter med bilder, servicehistorikk og dokumenter lastet opp av brukere.
• Sjekklistedata: svar per punkt i daglige kjøretøysjekker (OK / ikke OK), kommentarer ved avvik og tidspunkt for gjennomføring.
• Aktivitetsdata for sjåfører: kilometerlogg med avlesninger og notater, kjøretøytilknytninger (hvem kjørte hva og i hvilken periode), og bekreftelser på hvilke interne dokumenter sjåføren har kvittert for.
• Kompetansedata: sertifikattyper og utløpsdatoer for sjåfører, f.eks. yrkessjåførkompetanse (YSK 95) og ADR.
• Faktureringsopplysninger: firmaadresse og abonnementsdata. Kortinformasjon håndteres av Stripe og lagres ikke hos oss.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse og nettleserinformasjon (user agent) ved opprettelse av konto, innloggingshistorikk og bruksmønster i tjenesten.
• Push-varselabonnement: nettleserendepunkt for web push-varsler og nettleserinformasjon for enheten varslet sendes til.
• Integrasjonsdata: kjøretøy- og driftsdata vi henter fra integrasjoner du kobler til (f.eks. ABAX eller Scania). Avhengig av leverandør og ditt abonnement kan kilden inneholde kilometerstand, motortimer, drivstoff- og energiforbruk, posisjon, teknisk status og sjåføridentifikasjon. I dag bruker og lagrer vi kun kilometerstand og kjøretøyidentifikatorer (registreringsnummer, understellsnummer, kjøretøynavn); vi kan ta i bruk flere av disse datatypene etter hvert som vi utvider tjenesten.

Opplysningene brukes til å:

• levere flåtekontrolltjenesten du har abonnert på,
• varsle om frister for EU-kontroll, service og dokumenter,
• fakturere og administrere abonnementet ditt,
• yte kundestøtte,
• oppfylle lovpålagte forpliktelser, for eksempel bokføringsloven.
• sporing og varsling av utløpsdatoer for sjåførers sertifikater og kompetansebevis, for å hjelpe bedriften å overholde krav til kvalifisert personell.

Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6:

• Artikkel 6(1)(b) — avtale: for å levere og administrere abonnementet.
• Artikkel 6(1)(c) — rettslig forpliktelse: for oppbevaring av regnskapsbilag.
• Artikkel 6(1)(f) — berettiget interesse: for sikkerhet, feilsøking og forbedring av tjenesten.

Vi bruker følgende databehandlere som behandler opplysninger på våre vegne. Alle er bundet av databehandleravtaler i samsvar med GDPR.

• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland): betaling og abonnementsadministrasjon.
• Google Cloud (EU-region): driftsmiljø og lagring av filer og dokumenter.
• Resend (EU): e-postlevering for varsler og kundestøtte.
• Fiken AS (Norge): fakturering for virksomheter med EHF-faktura som betalingsmetode.
• PostHog Inc. (EU-sky: eu.i.posthog.com): produktanalyse. Vi sender bruker-ID, e-postadresse, rolle og bedrifts-ID til PostHog for å analysere bruksmønstre. Session recording og autocapture er deaktivert.
• Slack Technologies LLC (USA): operasjonell varsling ved tekniske feil. Kan motta e-postadresse og bedrifts-ID i feilmeldinger. Overføring til USA skjer på grunnlag av EUs standardkontraktsbestemmelser (SCC).
• Cloudflare Inc. (USA/EU): Turnstile-botbeskyttelse i registreringsskjemaet på flokkify.no. Behandler tekniske opplysninger om nettlesermiljøet. Overføring til USA skjer på grunnlag av SCC.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland/USA): annonsemåling og markedsføring via Meta-piksel og Meta Conversions API for annonser på flokkify.no. Mottar tekniske opplysninger (IP-adresse og nettleserinformasjon), identifikatorer fra informasjonskapsler (_fbp/_fbc) og en kryptografisk hasjet (SHA-256) e-postadresse for å måle konverteringer fra annonser. Pikselen i nettleseren settes kun ved samtykke via cookie-banneret. Overføring til USA skjer på grunnlag av EUs standardkontraktsbestemmelser (SCC).

Vi henter data fra Statens Vegvesens åpne API (offentlig kilde, ikke en databehandler). Alle opplysninger lagres innenfor EU/EØS med mindre annet er angitt ovenfor.

Når du aktiverer en integrasjon (f.eks. ABAX eller Scania), henter vi kjøretøydata fra din egen konto hos leverandøren, på din instruks. Leverandøren er din egen avtalepart og en datakilde – ikke en underbehandler for Flokkify. Hvilke datatyper som er tilgjengelige avhenger av leverandøren og ditt abonnement (se § 2). Du kan når som helst koble fra integrasjonen i innstillingene.

Opplysninger lagres så lenge abonnementet er aktivt. Ved oppsigelse eller på forespørsel slettes eller anonymiseres personopplysninger innen 90 dager, med unntak av data vi er lovpålagt å beholde — regnskapsbilag oppbevares i fem år i henhold til bokføringsloven.

Du kan kreve sletting av egne opplysninger til enhver tid ved å sende forespørsel til personvern@flokkify.no. Push-varselabonnementer slettes automatisk når de ikke lenger er gyldige.

Du har rett til å:

• få innsyn i personopplysninger vi behandler om deg (GDPR art. 15),
• få rettet uriktige opplysninger (art. 16),
• få slettet opplysninger («retten til å bli glemt», art. 17),
• begrense eller protestere mot behandling (art. 18–21),
• motta dine opplysninger i et strukturert, maskinlesbart format (JSON eller CSV) — dataportabilitet (art. 20),
• trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på det.

Send forespørsler til personvern@flokkify.no. Vi svarer innen én måned (GDPR art. 12). Du kan også klage til Datatilsynet.

Vi benytter TLS-kryptering for all datatrafikk, tilgangskontroll og logging, samt tekniske og organisatoriske tiltak i henhold til GDPR artikkel 32. Ved et eventuelt personvernbrudd varsles berørte og Datatilsynet i tråd med gjeldende krav.

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsler vi registrerte brukere på e-post. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

Flokkify benytter ikke automatiserte avgjørelser eller profilering med rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning for deg, jf. GDPR artikkel 22. Automatiske frist- og sertifikatvarsler er prosessuelle hjelpemidler — alle beslutninger tas av mennesker.